Política de Tratamiento de Datos

I. Responsable del tratamiento

En atención a las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, la Organización de Execute the Idea (en adelante, «la Organización» o «el Responsable») adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, Imagen, Contenido y Comunicaciones.

II. Marco normativo

La presente Política se enmarca en las siguientes disposiciones:

• Constitución Política, artículo 15 (habeas data e intimidad).
• Ley 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales).
• Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto 1074 de 2015 (reglamentario).
• Decreto 1074 de 2015, capítulo 26, y Decreto 090 de 2018 (Registro Nacional de Bases de Datos).
• Ley 256 de 1996 (competencia desleal y secreto empresarial).
• Decisión Andina 351 de 1993 (derechos de autor) y Decisión Andina 486 de 2000 (propiedad industrial).

El tratamiento de los datos recopilados por la Organización podrá ser manual y/o automatizado.

III. Uso de cookies y tecnologías similares

La Organización informa que cuando el titular navega en los sitios web, plataformas digitales o portales asociados al Concurso, se podrán utilizar cookies y tecnologías similares.

Tipos de cookies

• Esenciales: permiten el funcionamiento básico de la plataforma.
• Analíticas: permiten medir tráfico, uso e interacción (Google Analytics u otros).
• Marketing y seguimiento: miden la efectividad de campañas de comunicación y mercadeo (Meta Pixel, YouTube, entre otros).

Autorización

El titular puede aceptar o rechazar cookies no esenciales mediante el banner de consentimiento disponible en la plataforma.

Finalidades

Las cookies tienen como finalidad permitir el adecuado funcionamiento de la plataforma, facilitar la navegación del usuario, mejorar su experiencia al recordar preferencias, realizar análisis estadísticos sobre el uso del sitio y medir la efectividad de campañas de comunicación y mercadeo. Algunas cookies también permiten integrar servicios prestados por terceros, como herramientas de analítica, sistemas de pago o reproductores de contenido. Las cookies que no sean estrictamente necesarias para el funcionamiento del portal requerirán la autorización previa del titular.

IV. Finalidades del tratamiento

Los datos personales recopilados por la Organización serán utilizados para el desarrollo del Concurso, de sus actividades conexas y de sus proyectos de expansión a mediano y largo plazo. Las finalidades del tratamiento incluyen, de manera enunciativa:

Operación del Concurso

• Administrar y operar el Concurso en todas sus etapas, incluyendo inscripción, selección, formación, evaluación, premiación, Demo Day, Gran Final y actividades post-evento.
• Gestionar la relación con participantes, equipos, mentores, jurados, evaluadores y demás actores durante y después de cada edición.
• Verificar la identidad, elegibilidad y cumplimiento de requisitos de los participantes.

Difusión y comunicación

• Comunicar información relacionada con Execute: convocatorias, resultados, eventos, novedades, ediciones futuras e iniciativas derivadas.
• Producir y distribuir contenido audiovisual, gráfico, editorial, sonoro y multimedia sobre el Concurso en cualquier canal, formato, plataforma y territorio, incluyendo redes sociales, sitios web, aplicaciones móviles, podcasts, boletines, medios de comunicación, publicaciones académicas y material impreso.
• Elaborar casos de éxito, memorias, reportes de impacto, documentales, series de contenido, materiales didácticos y publicaciones institucionales sobre el Concurso y su ecosistema.
• Promover el Concurso ante potenciales sponsors, aliados, universidades, inversores, medios, entidades públicas, organismos multilaterales y cualquier otra audiencia.

Comercialización y monetización

• Diseñar, ofrecer y comercializar paquetes de patrocinio, alianzas comerciales, activaciones de marca y cualquier producto o servicio derivado del Concurso o de su ecosistema.
• Compartir bases de datos con sponsors, aliados y socios comerciales, dentro de los límites del nivel de vinculación acordado y de la autorización otorgada por cada titular.
• Desarrollar, administrar y comercializar plataformas digitales, aplicaciones, herramientas tecnológicas y productos editoriales relacionados con el Concurso.
• Realizar actividades de mercadeo, segmentación de audiencias, análisis de datos agregados y perfilamiento con fines comerciales, siempre de forma agregada y anónima cuando involucre datos identificables.

Expansión y crecimiento

• Posicionar, expandir y replicar el Concurso en nuevas ciudades, regiones, países e instituciones educativas, incluyendo la expansión a Latinoamérica y otros mercados.
• Celebrar alianzas con universidades, centros de emprendimiento, aceleradoras, fondos de inversión, corporaciones, entidades gubernamentales y organismos internacionales.
• Crear, desarrollar y operar programas, eventos, concursos, hackathons, comunidades y cualquier iniciativa derivada del ecosistema de Execute.
• Construir y mantener una red de talento universitario, mentores, jurados y líderes del ecosistema emprendedor para ediciones actuales y futuras.

Gestión interna y cumplimiento

• Gestionar el uso de imagen, voz y nombre de los participantes conforme a la Sección VII de esta Política.
• Generar estadísticas agregadas y anónimas sobre participación, alcance, impacto, retorno de inversión para sponsors y desempeño del Concurso.
• Cumplir obligaciones legales, reglamentarias, contractuales y tributarias aplicables.
• Actividades de archivo, actualización de sistemas, protección, custodia y recuperación de la información.
• Atender solicitudes, peticiones, consultas, reclamos y requerimientos de autoridades.
• Cualquier otra actividad lícita que sea necesaria para garantizar la continuidad, el crecimiento y la sostenibilidad del Concurso y de sus proyectos derivados.

V. Autorización y tipos de datos

Autorización

Al inscribirse y aceptar el Reglamento General del Concurso, cada participante otorga autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales conforme a la totalidad de las finalidades aquí señaladas, incluyendo aquellas de difusión, comercialización, monetización y expansión. La autorización se recaba a través del formulario oficial de inscripción y, cuando corresponda, mediante avisos visibles o releases firmados en eventos presenciales. La autorización se extiende a las ediciones actuales y futuras del Concurso y a las iniciativas derivadas de su ecosistema.

Datos recopilados

La Organización podrá recopilar, entre otros: nombre completo, documento de identidad, fecha de nacimiento, nacionalidad, universidad, programa académico, semestre, habilidades, áreas de interés, correo electrónico, teléfono, datos de contacto, fotografía, perfil en redes sociales, portafolio, datos del proyecto, desempeño en el Concurso y demás información necesaria para las finalidades del tratamiento.

Datos sensibles

El suministro de datos sensibles (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros) es facultativo y requerirá autorización específica con indicación expresa de la finalidad.

Datos de menores de edad

Dado que pueden participar personas desde los 17 años, el tratamiento de datos de participantes menores de edad se realizará atendiendo a su interés superior. La Organización podrá exigir la autorización del padre, madre o representante legal como condición para el tratamiento y para la participación del menor en el Concurso. No se tratarán datos sensibles de menores salvo excepción legal.

VI. Ciclo de vida del dato

• Recolección: por el formulario oficial de inscripción y, cuando corresponda, en eventos presenciales. Se recogen únicamente los datos pertinentes a las finalidades, con autorización previa, expresa e informada.
• Almacenamiento: en plataformas y servidores con controles de acceso. El acceso se restringe al equipo que lo necesite para sus funciones.
• Uso y circulación: solo para las finalidades autorizadas. La compartición con sponsors y encargados se hace dentro de los límites del nivel de vinculación acordado y de la autorización.
• Conservación: mientras subsistan las finalidades o exista un deber legal o contractual de conservación.
• Eliminación: supresión segura de las bases de datos una vez cumplidas las finalidades y vencidos los deberes de conservación, salvo solicitud de supresión anterior atendida conforme a la ley.

VII. Imagen, contenido y comunicaciones

Autorización de uso de imagen, voz y nombre

Al inscribirse y al participar en eventos de Execute, cada participante autoriza a la Organización a captar, reproducir, editar, adaptar y utilizar su imagen, voz y nombre (en fotografías, videos, audios, transmisiones en vivo y demás formatos existentes o por desarrollarse) para:

• La promoción, documentación y difusión del Concurso en cualquiera de sus ediciones, canales, formatos, plataformas y territorios.
• La elaboración de casos de éxito, documentales, series de contenido, memorias, reportes de impacto, publicaciones académicas e institucionales.
• La presentación del Concurso ante potenciales sponsors, aliados, universidades, inversores, medios de comunicación, entidades gubernamentales y organismos internacionales.
• La producción de contenido audiovisual, gráfico, editorial, sonoro y multimedia para redes sociales, sitios web, aplicaciones, podcasts, boletines, material impreso, ferias, conferencias y cualquier plataforma.
• El cumplimiento de compromisos con sponsors y aliados en materia de visibilidad, co-branding y contenido.
• El posicionamiento, la expansión y el crecimiento del Concurso a nuevas regiones, países e iniciativas derivadas.
• La comercialización de productos, servicios y experiencias derivados del ecosistema de Execute.
• Cualquier otra actividad propia del giro ordinario del Concurso o de su proyección futura que no constituya explotación económica directa del proyecto del equipo.

Esta autorización se otorga por cuarenta y ocho (48) meses contados desde la finalización de la edición respectiva, sin contraprestación económica adicional. La autorización se extiende al uso en los canales oficiales de Execute y en los canales de sus aliados, sponsors y medios asociados.

Contenido generado por los participantes

Los entregables, presentaciones, pitches y materiales generados por los participantes son de su propiedad. No obstante, su exhibición en eventos públicos del Concurso implica que el contenido expuesto podrá ser visto, grabado y difundido ante la audiencia general. Cada equipo es responsable de no incluir en presentaciones públicas información que considere confidencial o reservada.

Revocatoria y límites del uso de imagen

El participante podrá solicitar que la Organización cese el uso futuro de su imagen mediante el canal de habeas data. La Organización atenderá la solicitud y hará esfuerzos razonables hacia el futuro; la revocatoria no obliga a retirar materiales ya publicados, impresos o difundidos, ni contenidos ya incorporados a piezas del Concurso antes de la solicitud.

Comunicaciones oficiales

Las comunicaciones oficiales se realizan exclusivamente por los canales oficiales definidos en el Reglamento. Al inscribirse, el participante acepta recibir comunicaciones relacionadas con el Concurso por dichos canales. La Organización no responde por comunicaciones efectuadas por terceros que no constituyan manifestación oficial.

Co-branding con sponsors

El uso de marcas e imagen en piezas conjuntas se sujeta a los acuerdos de patrocinio. Los sponsors solo acceden a datos según su nivel de vinculación y la autorización del titular. Toda pieza pública con imagen o datos de participantes se revisa antes de publicar: verificar autorización vigente, ausencia de información confidencial y ausencia de propiedad intelectual de terceros.

Menores

Para participantes menores de edad, se requerirá autorización del representante legal para el uso de imagen. No se expondrán datos de contacto de menores en piezas públicas.

Coherencia con la protección de datos

La imagen y la voz constituyen datos personales (y, en su caso, datos sensibles o biométricos); su tratamiento se rige conjuntamente por esta Política y por el Reglamento General. En caso de duda, prevalece la interpretación más protectora del titular.

VIII. Encargados, transmisión y transferencia

La Organización podrá transferir o transmitir datos personales recolectados en sus bases de datos a terceros cuando sea necesario para la realización de las finalidades señaladas en esta Política, incluyendo finalidades de operación, difusión, comercialización y expansión del Concurso; en el caso de una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de reestructuración de la Organización; o cuando se requiera para alojar, almacenar, realizar copias de seguridad y recuperar la información en servidores de terceros. Los encargados y destinatarios típicos incluyen: plataformas de inscripción y gestión, proveedores de correo electrónico y mensajería, herramientas de analítica y CRM, servicios de almacenamiento en la nube, procesadores de pago, agencias de contenido y comunicaciones, productoras audiovisuales, plataformas de transmisión, medios de comunicación, universidades aliadas, sponsors, socios comerciales y entidades del ecosistema emprendedor.

Con cada encargado se suscribirá un contrato de transmisión que fije las finalidades, las obligaciones, la confidencialidad y las medidas de seguridad. La transferencia o transmisión internacional solo se hará hacia países con un nivel adecuado de protección según los estándares de la Superintendencia de Industria y Comercio, o bajo las excepciones legales o cláusulas contractuales pertinentes.

En los contratos de transmisión se establecerá, como mínimo: (i) los alcances y finalidades del tratamiento; (ii) las actividades que el encargado realizará en nombre de la Organización; (iii) las obligaciones del encargado respecto del titular y de la Organización; (iv) el deber de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada; (v) la obligación de proteger adecuadamente los datos y guardar confidencialidad; y (vi) las medidas de seguridad concretas adoptadas.

IX. Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, las personas cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la Organización tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Organización, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, a saber: cuando la información sea requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o por orden judicial; cuando se trate de datos de naturaleza pública; en casos de urgencia médica o sanitaria; para el tratamiento de información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y los datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
3. Ser informado por la Organización, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa de protección de datos.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Gratuidad (Decreto 1377 de 2013, artículo 21): la Organización otorgará de forma gratuita los datos que hayan sido objeto de tratamiento para solicitudes que se presenten una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente Política. Las consultas con una periodicidad mayor podrán generar costos de envío y reproducción.

X. Atención de peticiones, consultas y reclamos

Canal

La Organización ha definido el correo executetheideafgj@gmail.com como canal exclusivo para la atención de peticiones, consultas, reclamos y el ejercicio de cualquiera de los derechos antes mencionados.

Procedimiento

Los titulares, sus apoderados o representantes podrán remitir cualquier solicitud adjuntando:

• Una breve explicación de los hechos que dan lugar a la solicitud.
• Copia del documento de identidad del titular o del representante legal.
• La dirección física o electrónica para remitir la respuesta.
• Los documentos y pruebas que desee aportar.

Una vez recibida la comunicación, la Organización verificará que la información esté completa. En caso de no estarlo, requerirá al solicitante para que dentro de los cinco (5) días siguientes remita la información faltante. De no completarse dentro de los dos (2) meses siguientes, se entenderá desistida la solicitud.

Términos de respuesta

• Consultas: diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales cuando no sea posible atender la consulta dentro del primer término.
• Reclamos: quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción.

XI. Seguridad de la información

La Organización adopta medidas técnicas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción, incluyendo: control de acceso a las bases de datos, copias de seguridad periódicas, minimización de datos y restricción de acceso al personal estrictamente necesario.

Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, la Organización lo documentará, notificará a los titulares afectados y, cuando corresponda, reportará el incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos aplicables.

XII. Vigencia

La presente Política rige desde su publicación por los canales oficiales del Concurso. Las bases de datos se mantendrán mientras subsistan las finalidades del tratamiento o los deberes legales o contractuales de conservación. Una vez cumplidas las finalidades y vencidos los deberes de conservación, los datos personales serán suprimidos de las bases de datos.

La inscripción en el Concurso implica el conocimiento y la aceptación de esta Política en su integridad.